Wat is WFM - Workflow Management
Workflow Management (WFM) is meer dan een softwarepakket of een verzameling processen. Het is een bedrijfscultuur gericht op beheersen van de werkwijzen in uw organisatie, zodat uw klanten tevreden zijn. Een goede WFM oplossing helpt u dit te realiseren en ondersteunt de volgende drie aandachtsgebieden:
1. Procesontwerp
2. Procesuitvoering
3. Procesmonitoring
Een goede WFM-oplossing maakt het voor een ieder in de organisatie makkelijker om samen te werken en informatie te delen. Hierdoor zal een ieder effectiever kunnen werken wat er tevens voorzorgt dat het werkplezier vergroot wordt. De oplossing biedt u een gemakkelijke, flexibele en geïntegreerde manier van werken. Het stelt u en uw medewerkers in staat gefundeerde beslissing te nemen, uw omzet te verhogen en uw klanten een superieure service te bieden.
Procesontwerp: ken uw processen
Moderne complexe bedrijfsprocessen zijn niet eenvoudig te doorgronden, zeker niet wanneer de processen door de keten heen (toeleveranciers) worden geoptimaliseerd. Grafische tooling is noodzakelijk om uw bedrijfsprocessen vast te leggen, zodat informatie- geld-, goederen- en documentstromen binnen uw organisatie inzichtelijk worden. Met deze software bent u in staat een blauwdruk te maken van uw bedrijfsprocessen en ze op papier te optimaliseren. Hiermee voorkomt u kostbare missers op de werkvloer, die uw klanten u niet in dank zullen afnemen.
Procesuitvoering: leverbetrouwbaarheid en procesoptimalisatie
Bij de procesuitvoering staan leverbetrouwbaarheid en procesoptimalisatie centraal. Leverbetrouwbaarheid wil zeggen dat u uw klanten u kennen als een betrouwbare leverancier, procesoptimalisatie wil zeggen dat uw klanten u kennen als een goedkope leverancier. WFM-software helpt om zaken, - denk hierbij aan bijvoorbeeld klantorders - soepel door de organisatie heen te routeren en met een minimum aan menselijke inspanning succesvol af te handelen. WFM-software bestaat uit twee belangrijke onderdelen. Zaakspecifieke gegevens worden opgeslagen in het gegevensmagazijn, zaakgenerieke gegevens in een zakenmagazijn. De routering en afhandeling van de zaak wordt gerealiseerd door de zaakafhandeling (case manager).
Procesmonitoring: weet wat er gebeurt
Hoe goed het eerste ontwerp ook is geweest, de praktijk vergt altijd bijstelling. Daarvoor is het belangrijk dat het proces wordt gemanaged en bewaakt. Monitoringsoftware maakt het mogelijk om (grafisch) de performance van uw bedrijfsprocessen te zien. Real-time inzicht maakt het mogelijk bijtijds bij te sturen en in te grijpen voordat uw klanten er last van ondervinden. Tenslotte bent u in staat om op basis van praktijkervaringen het procesontwerp aan te passen. De term Workflow Management geeft het al aan: u hebt continu greep op uw processen en realiseert daarmee een verbeterde dienstverlening naar uw klanten.
